Semaine 1
Objectifs
- Comprendre de façon très sommaire les besoins du client, à court et à long terme
- Présenter la firme Fortsum; présentation du client
- Comprendre les besoins à long terme du client ainsi que l’alignement de ses processus d’affaires et de sa stratégie
- Discuter des solutions possibles (Acomba, Microsoft Dynamics GP, Sage Accpac, SAP Business One, commerce électronique et autres)
- Comprendre les facteurs qui poussent le client à migrer vers une autre solution
- Présenter la philosophie Fortsum
Biens livrables
Aucuns
Décisions
Si le client et Fortsum considèrent qu’une des solutions proposées peut procurer à l’entreprise un avantage stratégique de ses processus d’affaires, alors on amorce immédiatement la phase 2.
Semaine 2 et 3
Objectifs
A) Comprendre, lors de rencontres, de façon plus précise mais non exhaustive les besoins du client, à court et à long terme au niveau des finances;
- Réviser s’il y a lieu la documentation du système du client
- Réviser s’il y a lieu la documentation de l’analyse stratégique du client
- Réviser s’il y a lieu la documentation du plan TI du client
- Réviser sommairement les processus financiers (GL-CP-CR) ainsi que les processus opérationnels
- Réviser sommairement les besoins en terme d’information de gestion, tableaux de bord, états financiers
- Réviser les éléments pertinents aux processus opérationnels tels que : liste de prix, taxes, unités de mesure, commissions, statistiques de ventes
- Réviser sommairement les besoins en terme d’usagers comptables et opérationnels
- Valider les volumes d’affaires (nombre de clients, fournisseurs et volume de transactions, nombre de commandes, factures, bons de commande, etc.)
B) Comprendre de façon plus précise mais non exhaustive les besoins en terme de solution d’intégration externe tels que :
- EDI Web et non Web, intégré et non intégré
- SFA (Gestion de la force de vente) et CRM (Gestion de la relation client)
- WMS (Gestion d’entrepôt informatisée)
- WEB (outils de gestion WEB)
- Entrepôt de données, Intelligence d’affaires
Biens livrables
Document ou courriel présentant les conclusions et constats relatifs à chacune des rencontres et ayant pour but de faire ressortir les éléments importants selon la solution proposée. Ces différents éléments peuvent être à la fois des éléments positifs et aussi les compromis à envisager selon la solution pressentie
Décisions
De notre côté, si nous considérons toujours qu’une des solutions proposées peut procurer à l’entreprise un avantage stratégique pour ses processus d’affaires, alors nous amorçons immédiatement la phase 3.
Semaine 4
Objectifs
À cette étape, nous préparons un document sommaire qui présente dans son ensemble les différents éléments qui constitueront la solution finale. Nous préparons une estimation budgétaire (sommaire) incluant les coûts relatifs aux logiciels, aux licences, aux équipements et serveurs s’il y a lieu. De plus, nous incluons aussi dans le document tous les frais relatifs à l’implantation, la formation, transfert des données, la conversion, le GO-Live ainsi que le suivi postimplantation. Nous prévoyons aussi un budget de temps pour les rapports.
Naturellement, ce budget n’est pas final et exhaustif; cependant, il permet à notre futur client de valider les aspects financiers et lui donne une très bonne idée de l’ordre de grandeur du projet.
S’il le faut, une révision du parc informatique sera effectuée chez le client pour s’assurer que l’état actuel des équipements sera en mesure de bien soutenir les applications et, par le fait même, offrir un temps de réponse adéquat.
Biens livrables
- Projet de contrat logiciels et déploiement
- Soumission pour le parc informatique (s’il y a lieu)
Décisions
Si le client considère que les coûts totaux du projet sont adéquats et respectent l’ordre de grandeur budgétaire et surtout si le projet en question générera les bénéfices tangibles et intangibles anticipés, alors nous passons à la phase suivante.
Semaine 5
Objectifs
Généralement, deux ou trois rencontres sont planifiées afin de présenter au comité de sélection du client les différents modules qui constitueront la solution;
Lors de la phase 2 (analyse sommaire), nos représentants ont noté des éléments importants relatifs aux besoins spécifiques des clients et ces éléments sont abordés lors des démonstrations;
Les présentations ont lieu aussi dans l’ordre d’importance des modules. C’est pourquoi nous suivons toujours les processus opérationnels comme : commandes, achats et inventaires. Par la suite, nous enchaînons avec EDI, WMS, CRM et autres, puis nous terminons avec les modules finances;
L’objectif ultime à la fin de cette étape est de recevoir, s’il y a lieu, une confirmation du comité de sélection du client attestant que, selon le comité, le logiciel respecte bien l’ensemble des processus importants.
Biens livrables
- Démo du produit
- Documentation sur le produit
- Courriel pour clarifier certaines questions
- Révision de la lettre mandat pour l’analyse détaillée des besoins
- Documents du client pour soutenir le mandat d’analyse des besoins
Décisions
Procéder ou non à la phase prédéploiement
Semaine 6 et 7
Objectifs
Suite à l’analyse préliminaire et aux démos, les membres du comité de sélection du client ainsi que les consultants chez Fortsum ont tous convenu que la solution retenue semblait donner les résultats escomptés.
À cette étape, nos consultants vont approfondir les processus les plus importants, considérés clés, pour vos opérations et vont valider avec votre personnel comment le processus sera supporté directement dans la solution choisie. Il est important de comprendre que dans la plupart des cas, il est généralement nécessaire de faire de la réingénierie de processus et nous croyons qu’il est très important de considérer ces aspects avant le déploiement et non après.
Notez qu’à cette étape nous travaillons avec un logiciel démo et que le client n’a pas fait l’acquisition du logiciel; nous tentons donc de faire le prototypage (modélisation) avec nos logiciels.
Nous validons aussi tous les formulaires, les rapports, les volumes de transactions; nous discutons également des dates de conversion et du plan de mise en place, soit le plan de travail détaillé.
Il s’agit donc d’une analyse plus détaillée qui nous permettra de part et d’autre de valider tous les compromis à faire, de nous assurer que tous les usagers sont à l’aise avec les nouveaux processus et surtout de créer un climat de collaboration entre vous et nous.
Biens livrables
- Document, résumé de l’analyse (optionnel)
- Courriel et notes sur le déploiement
- Lettre mandat révisée et finale
- Plan de déploiement avec dates butoirs
Décisions
Après révision et discussion avec le comité de sélection et les usagers, notre client ainsi que Fortsum confirment que la solution retenue est la bonne. La lettre mandat finale est révisée en détail et le contrat est alors signé.
Semaine 8
Objectifs
À cette étape, les contrats avec les manufacturiers de logiciels et d’équipements sont préparés. S’il y a lieu, les documents légaux sont signés. Nous procédons également à l’achat des équipements et à leur mise en place. Les logiciels et les codes d’activation sont aussi livrés chez le client. Les paiements des logiciels et des équipements sont encaissés.
Biens livrables
- Équipements et logiciels
- Codes d’activation
- Licences d’utilisation
- Factures
- Paiements
Décisions
Aucunes
Semaine 9 à 25
Objectifs
Réaliser toutes les phases de déploiement nécessaires avant la date de conversion (cut-off) incluant :
- Mise en place des équipements
- Mise en place des logiciels
- Paramétrage des modules
- Prototypage s’il y a lieu
- Création des bases de données semi-permanentes
- Travail sur les outils de conversion des soldes à la date de conversion
- Formation des usagers
- Création des documents et rapports sur mesure
- Tests avec les usagers de tous les processus critiques de l’organisation et de tous les rapports
- Rodage du système avec les usagers
- Réunions sur l’avancement des travaux et validation du scénario de conversion
Biens livrables
Notes, courriel supportant les activités d’implantation.
Décisions
Aucunes
Semaine 13 à 29
Objectifs
S’assurer que la conversion des données permanentes et des soldes est effectuée dans les règles de l’art et que le système balance parfaitement avec l’ancien système.
- Vérification des fichiers de données permanentes
- Conversion du GL
- Conversion des auxiliaires (clients-fournisseurs-inventaires)
- Conversion des opérations courantes (achats, commandes, etc.)
- Balancement des auxiliaires
- Vérification de la démarcation
- Autorisation du Go-Live
Biens livrables
- Notes, courriel supportant la conversion
- Différents documents émanant de l’ancien et du nouveau système
- Rapport de conversion
- Confirmation du balancement des soldes par le client
Décisions
Autoriser l’utilisation courante du système.
Semaine 14 à 30
Objectifs
Superviser dans le but de s’assurer que les usagers font une utilisation adéquate du système lors des premières semaines d’utilisation.
- Révision s’il y a lieu avec les usagers du paramétrage des modules
- Révision s’il y a lieu de la formation des usagers
- Révision avec les usagers des documents et rapports sur mesure
- Révision avec les usagers de tous les processus critiques de l’organisation
- Rodage du système avec les usagers
- Vérification avec le contrôleur de toutes les écritures comptables
- Révision avec la direction des différents rapports de gestion
Biens livrables
Notes, courriel supportant la mise en route du système.
Décisions
Confirmer au consultant l’utilisation adéquate du système.
Semaine 18 à 34
Objectifs
Évaluer avec le comité et les différents usagers le déroulement du mandat en ce qui concerne :
- le respect des échéanciers
- la qualité de la formation
- le respect des budgets
- la qualité du ou des consultants
- la gestion du changement organisationnel
S’il y a lieu, dresser la liste de tous les mandats à venir et confiner dans un document les éléments importants de l’évaluation.
Biens livrables
- Courriel
- Rapports s’il y a lieu
Décisions
Aucunes